弊社 株式会社Toolchain は、コンサルティングおよび受託開発を主な事業として活動している企業です。
日々の業務において、代表の私を含め、社員それぞれが 日々のタスク・週ごとのタスク・月ごとのタスク をトラッキングするために、 Google Workspace と Excel を活用したシステムを構築し、運用しています。
今回は、そのシステムについてご紹介したいと思います。
PDCA Tracker
このシステムは Google Apps Script を利用し、Googleの各種サービスを連携させて運用しています。
具体的には、以下のタスクを自動化しています。
• Excelから送信対象のユーザーを取得
• 毎日：
タスクフォームを 8時ごろ に送信、
レビュー用フォームを 18時ごろ に送付
• 毎週：
• 日曜日 7時ごろ：週次タスクフォームを送付
• 土曜日 19時ごろ：週次レビューフォームを送付
• 毎月：
• 1日 7時ごろ：月次タスクフォームを送付
• 月末 19時ごろ：月次レビューフォームを送付
サービスを利用している感想
このシステムは継続的に改修を重ねながら運用していますが、現時点では 概ね満足 しています。
良かった点
• 毎朝、計画を立てる習慣がついたため、無駄な時間を過ごしている感覚がなくなった。
• 振り返りを通じて、良かった点・悪かった点を把握し、翌日や翌週の改善につなげられる。
• 日々のタスクをレビューする際に確認事項として表示できるようにしているので、何をするべきだったのか、何をできなかったのかがすぐにわかる。
改善点
• フォームの送信時間が固定できず、バラバラに送られてくる。（早めの時間に統一することである程度対策可能）
• フォームを登録しなくてもアラートやリマインダーが飛ぶ仕組みがないため、未登録時の確認機能を追加する必要がある。
• 登録したデータをExcelで直接確認しなければならず、BIツールのように可視化できれば、振り返りがさらに効率化される。
• SlackにReminderを飛ばすのが一番わかりやすいかもしれないので、登録をしてない場合は登録するような仕組みに変更するのも良いかもしれません。
まとめ
週末に簡単に作成したシステムですが、 日々のタスク管理や振り返りにおいて非常に役立っている と感じています。
上記の課題を解決し次第、 GitHubに公開 しようと考えています。
